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GoBS, GoBD, GDPdU: einfach erklärt

Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanzverwaltung innerhalb einer Außenprüfung auf Firmen-EDV zugreifen. Betriebsprüfer haben somit das Recht, gespeicherte Daten einzusehen und die steuerrelevanten Daten auf einem Datenträger zu verlangen. Praktisch erfolgt damit nahezu jede Betriebsprüfung digital.


Die Rechts­grund­la­gen zur dig­i­tal­en Betrieb­sprü­fung find­en sich in den §§ 146 und 147 der Abgabenord­nung. Präzisiert wer­den die Vorschriften durch Ver­wal­tungsvorschriften, die vom Bun­desmin­is­teri­um der Finanzen (BMF) erlassen wer­den. In diesem Zusam­men­hang tauchen immer wieder die Begriffe GoBS, GoBD und GDP­dU auf, die in diesem Artikel ver­ständlich dargestellt wer­den.

GDPdU

GDP­dU ste­ht für „Grund­sätze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­barkeit dig­i­taler Unter­la­gen“. Das BMF hat mit der GDP­dU in ein­er Ver­wal­tungsan­weisung vom 16. Juli 2001 die Recht­snor­men aus der Abgaben-ord­nung und dem Umsatzs­teuerge­setz zur dig­i­tal­en Auf­be­wahrung von Buch­hal­tun­gen, Buchungs­bele­gen und Rech­nun­gen konkretisiert.

Die GDP­dU regel­ten ins­beson­dere den Umfang und die Art des Zugriffs auf steuer­lich rel­e­vante dig­i­tal­isierte Dat­en, die Mitwirkungspflicht­en Steuerpflichtiger bei Betrieb­sprü­fun­gen und die Auf­be­wahrung und Archivierung von Unter­la­gen. Nach den GDP­dU kon­nte ein Betrieb­sprüfer für den Zugriff auf Dat­en zwis­chen dem unmit­tel­baren Lesezu­griff, dem mit­tel­baren Zugriff über Auswer­tun­gen und der Daten­trägerüber­las­sung in ver­schiede­nen For­mat­en wählen. Die GDP­dU wur­den durch die GoBD zum
1. Jan­u­ar 2015 abgelöst.

GoBS

Bei den GoBS han­delt es sich um „Grund­sätze ord­nungsmäßiger DV-gestützter Buch­führungssys­teme“. Auch hier­bei han­delt es sich um eine vom BMF am 7. Novem­ber 1995 bekan­nt gegebene Ver­wal­tungsan­weisung, welche die Grund­sätze ord­nungs­gemäßer Buch­führung im Hin­blick auf die DV-Buch­führung präzisierte.

Die GoBS stell­ten eine Erläuterung zum Han­dels­ge­set­zbuch und zur Abgabenord­nung im Hin­blick auf die ord­nungsmäßige Behand­lung von elek­tro­n­is­chen Doku­menten dar. Sie regel­ten ins­beson­dere die Behand­lung auf­be­wahrungspflichtiger Dat­en und Belege in elek­tro­n­is­chen Buch­führungs-sys­te­men sowie in daten­sicheren Doku-menten­man­age­ment- und revi­sion­ssicheren Archivsys­te­men. Zudem behan­del­ten sie ver­schiedene Ver­fahren­stech­niken wie Scan­nen und Datenüber­nahme.

Von beson­der­er Bedeu­tung war das soge­nan­nte interne Kon­troll­sys­tem (IKS). Die GoBS enthiel­ten Vor­gaben für die Ver­fahrens­doku­men­ta­tion, die zum Nach­weis des ord­nungsmäßi­gen Betriebs des Sys­tems erforder­lich war. Auch die GoBS wur­den durch die GoBD zum 1. Jan­u­ar 2015 abgelöst.

GoBD

Das BMF hat am 14. Novem­ber 2014 die GoBD veröf­fentlicht. Die „Grund­sätze zur ord­nungsmäßi­gen Führung und Auf­be­wahrung von Büch­ern, Aufze­ich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­n­is­ch­er Form sowie zum Daten­zu­griff“ regeln die for­malen Anforderun­gen an die Buch­führung und die Auf­be­wahrung von steuer­rechtlich rel­e­van­ten elek­tro­n­is­chen Dat­en und Papier­doku­menten unter Bezug auf die Grund­sätze ord­nungsmäßiger Buch­führung.

Zudem enthal­ten die GoBD Regeln zum elek­tro­n­is­chen Daten­zu­griff der Finanzver­wal­tung inner­halb von Außen­prü­fun­gen.
Durch die GoBD tritt keine Änderung der materiellen Recht­slage beziehungsweise der Ver­wal­tungsauf­fas­sung ein. Lediglich die all­ge­meinen Anforderun­gen an die ord­nungsmäßige EDV-gestützte Buch­führung wur­den näher aus­ge­führt. Zu den Inhal­ten der GoBD gehören ins­beson­dere

  • die Anforderun­gen zur Führung von Büch­ern und Aufze­ich­nun­gen auf­grund steuer­rechtlich­er Buch­führungs- und Aufze­ich­nungspflicht­en und außer­s­teuer­lichen Buch­führungs- und Aufze­ich­nungspflicht­en, soweit diese für die Besteuerung von Bedeu­tung sind;
  • die Auf­be­wahrung von steuer­lichen und außer­s­teuer­lichen Büch­ern und Aufze­ich­nun­gen sowie
  • die Auf­be­wahrung von Unter­la­gen zu Geschäftsvor­fällen und zu deren Ver­ständ­nis oder Über­prü­fung vorgeschrieben­er Aufze­ich­nun­gen.

Des Weit­eren enthält das Schreiben erläuternde Aus­führun­gen zur Ver­ant­wortlichkeit für die Führung elek­tro­n­is­ch­er Aufze­ich­nun­gen und Büch­er sowie zu all­ge­meinen Anforderun­gen wie

  • den Grund­sätzen der Nachvol­lziehbarkeit, Nach­prüf­barkeit, Wahrheit, Voll­ständigkeit, Richtigkeit und dem Beleg­we­sen (Beleg­funk­tion), der Aufze­ich­nung der Geschäftsvor­fälle, dem inter­nen Kon­troll­sys­tem (IKS), der Daten­sicher­heit, der elek­tro­n­is­chen Auf­be­wahrung von Geschäft­sun­ter­la­gen, dem Daten­zu­griff und der Ver­fahrens­doku­men­ta­tion zur Nachvol­lziehbarkeit und Nach­prüf­barkeit sowie
  • Fra­gen der Zer­ti­fizierung und Soft­ware-Tes­tate.

Die GoBD sind prozes­sori­en­tiert aufge­baut und fol­gen dem Ver­buchung­sprozess, also dem Ablauf der buch­führungspflichti­gen Transak­tio­nen im Unternehmen. Zuerst wer­den die all­ge­meinen Anforderun­gen und die geset­zlichen Regelun­gen dargestellt. Darauf fol­gen Aus­führun­gen zur kor­rek­ten Erfas­sung der Geschäftsvor­fälle in zeitlich­er Rei­hen­folge und sach­lich­er Ord­nung, Kon­trolle, Daten­sicher­heit, Unverän­der­barkeit, Auf­be­wahrung, Nachvol­lziehbarkeit und Daten­zu­griff.

Die GoBD sind von allen Buch­führungs- beziehungsweise Aufze­ich­nungspflichti­gen zu beacht­en. Ihre Anwen­dung beschränkt sich daher nicht nur auf Sys­teme der dop­pel­ten Buch­führung. Es sind aus­drück­lich auch die steuer­lichen Aufze­ich­nungspflicht­en eingeschlossen. Auch Unternehmen, die eine Ein­nah­menüber­schuss­rech­nung erstellen müssen, sind betrof­fen. Darüber hin­aus beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Neben­sys­teme der Finanzbuch­führung wie z. B. Mate­r­i­al- und Waren­wirtschaft, Lohnabrech­nung und Zeit­er­fas­sung.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.

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